开始使用

使用集集能够快速创建电子表格填写应用,通过为顾客及员工等不同角色用户创建不同的业务页面, 使其可以随时通过手机填写表格,并且可以根据自身业务设置处理逻辑,自动更新相关的业务表格,从而快速搭建自己的信息管理系统,为其提供方便快捷的体验同时对业务进行高效规范地管理,让您可以事半功倍。用户可以通过扫描二维码或公众号菜单等打开页面完成信息提交或付款等操作,内部成员则可以直接通过手机上的应用列表或点击表格记录对业务进行处理。下面我们以报名为例,创建一个活动报名页面并添加到公众号菜单,让顾客可以通过公众号菜单报名并将报名信息保存到电子表格

  1. 创建页面

    登录后在左侧导航栏的小程序中新建页面。新建页面时会用常用的模版可供选择,可以根据不同的场景进行选择,这里我们使用第一个。新建页面后系统默认会在工作表中创建同名的表格并将提交信息保存到表格中

  2. 设置填写项目

    打开刚刚创建的页面,进入小程序编辑页面,在右侧的表单中点击绿色的小加号添加用户需要填写的字段,添加时可以使用不同种类的字段,每种字段功能各不相同,如电话号码类型的字段,在点击时会自动获取微信绑定的电话号码,具体功能请参考表单字段章节. 添加字段后点击字段标题,可对字段标签,提示等进行设置;设置完成后点击编辑页面上方的小手机图标预览,微信扫描弹出的太阳码后会在手机上打开,提交的内容会被保存到左侧工作表中,打开可以查看或下载,之后便可将页面链接到公众号菜单或文章

  3. 链接到公众号菜单

    登录公众号后台后,点击左侧的自定义菜单,在设置中选择跳转小程序,搜索并选择 "集集表单", 确定后将小程序路径替换为您自己创建的页面路径: 登录集集后台打开小程序的编辑页面,点上方的小灯泡 💡 图标可以找到对应的小程序路径,复制到公众号的设置中即可,备用网页可以填写 https://postio.me

在线收款

开启收款功能后,用户可以通过创建的页面进行支付: 在编辑页面点击上方小齿轮开启收款并设置金额,点小手机图标预览,扫描弹出的太阳码在手机上打开后,点击按钮进行提交时会先发起微信支付,支付成功后提交的内容会被保存到对应的表格。收到款项默认会进入到集集账户,在后台的账户中可以提现到微信零钱,即时到账,无手续费;默认的收款账户为个人账户,会有单笔 200 元,累积 5000 元的限额,超过限额后用户将无法再通过页面进行提交;提交下列企业资料可免费申请独立收款账户,开通后用户支付成功的款项微信会结算到提供的账户,不再经过集集系统并解除限额;独立收款账户与公众号微信支付类似,是微信单独为商户开通的微信支付账户,开通后登录到商户支付后台可查看交易及结算等信息,用户支付的款项会进入到您自己的微信支付后台,并在第二天自动结算到设置的银行账户,微信结算时会收取交易金额的 0.6% 作为结算费用;在集集后台的账户中开通微信支付功能后,邮件发送下列资料至 support@postio.me 可免费申请开通独立收款账户,提交后 1~2 个工作日内即可开通

联系人姓名商户微信支付业务联系⼈的真实姓名,在微信签约时会进行实名认证
手机号码接收微信⽀付的日常操作验证码
常用邮箱⽤于接收微信支付的账号密码
商户简称在⽀付完成页向买家展示
营业执照照⽚或复印件,没有营业执照的可使用组织代码证
开户行及账号对公账户及对应开户行名称
身份证法人身份证正反面彩色照⽚
服务编号可在集集后台左侧账户信息中找到
🍪为项目设置不同的价格

当需要为不同项目设置不同的收款金额时,通过选择项目并为其选项设置不同的收款金额

  1. 在页面表单中添加 “选择项目” 类型的字段并设置好选项
  2. 点亮选择项目字段后的 ¥ 标志,将其标记为价格
  3. 在编辑页面中点击小齿轮打开设置
  4. 点击 ”微信收款“ 四个字标题展开,会出现与选项数目相同的金额设置,分别填好
  5. 点击小手机图标预览

自定义业务逻辑

在页面的自定义逻辑中,可以根据自身业务使用像表格查找,更新资料,通知提醒等不同的功能模块对提交内容进行处理: 在后台打开创建的小程序页面,点击灯泡后的逻辑图标进入逻辑处理流程,会看到在创建页面时默认添加了三个不同的模块,用户在页面上点击提交时,填写内容会从小圆点儿开始,依次被添加的功能模块进行处理:保存模块将提交的内容添加到指定的表格,提醒模块向管理员发送了一条提醒,最后弹框提示模块在页面上弹出文字提示告知用户操作成功。左键选择某个模块后,右侧会出现对应的设置,设置的内容会根据模块功能不同而不同,鼠标右键可以添加或删除流程中的模块,添加只能在流程的末端模块进行,所以在自定义处理逻辑时,需要先将原有模块全部删除,从小圆点儿开始依次添加;系统提供了诸如表格管理,订单管理,用户管理及通知等不同的功能模块,具体请参考附录中的功能模块章节

🍪最佳实践

创建页面后默认的处理流程是将表单中填写的项目顺序保存到同名的电子表格中,现在我们使用自定义逻辑将数据保存到指定列

  1. 在左侧工作表中新建表格
  2. 小程序中新建页面
  3. 打开新建的页面,点击左上方工具栏中灯泡后的逻辑图标,进入逻辑流程设置
  4. 点击第一个功能模块右键将其及后续的功能模块删除
  5. 在小圆点儿上右键添加,电子表格/添加记录 模块
  6. 点击刚刚添加的模块,在右侧会显示模块的设置,将保存表格设置为刚刚创建的表格
  7. 点击字段展开,点击绿色的小加号选择表格的列,点击右侧的 ≡ 选择表单项目
  8. 再次点击保存记录模块,右键添加 界面交互/弹框提示
  9. 点击添加的弹框提示模块,在右侧设置提示的文字内容

点击页面上方小手机图标预览, 微信扫描弹出的太阳码在手机上填写后提交时,填写的内容会从逻辑流程的小圆点开始依次被添加的功能模块处理:首先会根据我们的设置将填写的内容保存到指定表格的指定位置,保存完后,继续传递给后面的弹框提示模块,弹出自定义文字内容的提示框

表格模版

在页面的逻辑处理中可以使用表格的功能模块对其他表格进行查找更新等操作,通过模版可导入诸如产品等辅助信息及计算公式,当模版中存在计算公式时,添加记录时系统会自动根据公式更新表格中的值,如下所示,在我们将总额定义为计算公式时,用户在页面上输入单价及数量后并保存到表格时,总额会被自动计算;模版中第一行为表头,公式定义在第二行的记录中,添加记录时,公式会像 Excel 表格中下拉公式单元格一样被自动应用

在后台的工作表中新建表格,在上方工具栏中点击 … 可将创建的 Excel 表格做为模版导入,新增辅助记录或为不同群组成员分配记录时,通过导入数据的方式可将记录添加到工作表并将记录设置为对应的权, 数据权限的具体说明请参考下一章节。公式中除了可以使用加减乘除等基本算数运算外,也可以包含数值计算类的函数,功能与 Excel 中的函数一致,查找判断类的功能可以在逻辑流程中通过对应的模块更简单地完成,不再需通过函数实现,具体支持的函数可参见下方的函数列表

  • SUM
  • SUMIF
  • AVERAGE
  • COUNT
  • MAX
  • MIN
  • IF

权限分配

当系统存在不同角色的用户并且具有各自的职能时,通过群组可以将建的页面或数据分配给对应的用户: 在后台的群组中点击右上角三个点可按职能或角色创建分组,创建后可以通过扫码的方式邀请成员加入到群组,当页面的逻辑流程中的第一个功能模块为 ”身份验证“ 时,系统会自动将创建的页面分配给指定的群组成员,群组成员在手机上登录集集助手后,可以在工作表单中打开自己可用的业务页面填写内容并按设定的逻辑对业务进行处理;数据的权限则可以在表格和记录两个层面进行划分,可以将整个表格分配给指定的群组,群组成员在集集助手中 “我的文档” 中可以查看所属群组的表格;保存到表格中的数据都隐含提交者的身份及群组标识,按进行记录划分后,所有成员都可打开表格,但只能看到所属群组或自己的记录。在表格右上角的权限设置中,可以设置表格所属的群组及记录权限。在员工离职时通过 ”交接“ 操作来完成记录的所有者变更,将所属记录移交给其他成员: 在群组中点击用户昵称,在弹出的卡片中点三个点扫描二维码即可完成数据交接

🍪将创建的页面分配给指定群组成员

通常一个页面都对应一个业务操作,当业务操作属于不同职能的成员时,我们可按职能将成员分组,将操作页面分配给不同职能的成员, 下面通过实例说明如何为成员创建分组,并将页面分配给成员,之后我们可以看到,当成员属于不同的群组时,在集集助手中会显示不同的业务操作界面

  1. 在左侧群组中点击右上角 … 新建不同群组
  2. 进入新建的群组,点击右上角 … 邀请成员扫码加入到当前群组
  3. 新建页面,在逻辑流程中删除默认模块
  4. 添加群组成员/身份验证模块,在模块设置中选择群组
  5. 点小手机图标发布

系统搭建指南

通过下面的实例,来说明如何搭建可以随时在手机上完成出入库操作,并对电子表格进行自动更新的库存管理系统, 实现: 在手机上选择产品,输入数量完成入库或出库,记录出入库明细到电子表格,并对库存及出入库进行统计汇总

  1. 梳理业务流程

    在开始创建页面前,根据业务设计如下形式的业务流程表,在表格中列出业务以及完对应的流程,用户角色以及所需操作。将上述库存管理中涉及的业务整理后可以得到下面的表格, 完成一项业务可能会有多个步骤,如在入库时我们需要经理审核才能完成,这时可以使用下面形式的表格

  2. 新建表格模版

    接下来我们需要整理出需要记录的信息,可以直接使用 Excel 创建表格文件,用第一行定义表头并添加一行示例记录,之后将表格模版导入系统。按不同用途可将表格分为三类: 辅助表,记录表以及统计表;像产品等辅助信息可以作为辅助表,不需要用户去输入,导入工作表后,可以让用户直接在表单页面上进行选择,或在处理逻辑中查找读取;记录表用于保存信息,可以在处理逻辑中将用户输入或查找结果等保存在指定位置。统计表则用于对其他表格的记录进行统计汇总。您可以 点击这里 下载创建好的表格模版,下载后可以看到产品及库存俩个表格文件, 其中库存文件中包含了出入库记录及统计俩张表,由于统计中使用了计算公式对出入库数量及库存进行汇总,所以需要将出入库记录和统计表放在同一个文件中

  3. 创建页面

    在后台左侧的工作表中新建表格,打开后点击上方工具栏中的 … 将刚刚建立的 Excel 表以模版的方式导入,导入后清空表格中的示例记录;接下来我们根据第一步的业务流程为每个操作创建页面,让不同角色的用户通过页面填写指定的表格: 在表单中添加不同类型的输入字段,不同类型的字段功能不一样,可以根据实际需要使用,具体可参考附录中的表单字段章节。以入库为例,在入库时用户需要指定入库的产品及数量,所以我们需要在页面表单中添加 “产品” 及 “数量” 俩个输入项目,其中 ”产品” 使用 ”记录选择“ 类型的字段,”记录选择” 类型的字段可以让用户直接选择表格中的记录,这里设置为我之前导入的产品表;”数量“ 我们使用数字类型的字段;在表单上设置好需要填写的项目后,在处理流程中我们根据页面上的选择在产品表中查找对应的信息,然后将产品及数量信息保存到明细表: 点击编辑页面上方小灯泡后面的 “逻辑” 图标,依次添加身份验证,读取记录,添加记录以及弹框提示,添加身份认证后系统会将创建的页面分发给设置的群组成员,群组成员在集集助手的工作表单中可以看到;读取记录模块用户在产品表中读取产品信息,添加记录用于将产品及输入的数量添加到明细表,统计表中的计算公式引用了明细表的记录,当明细表的记录发生变化时,统计表会自动根据公式进行更新。弹框提示用于告诉用户操作成功;出库页面的创建过程与入库基本一致,唯一不同的是在添加记录时,将数量保存到了明细表的出库列;在安装的示例中还会看到一个盘点页面,用于在周期性库存统计开始时,初始化统计表中的起始库存及产品信息

    至此我们的库存管理系统便搭建完成了,您可按梳理业务流程,新建表格模版,创建页面这三步,根据业务来搭建适合自己的业务系统

表单字段

表单中可以添加不同类型的输入字段,每种字段行为会有所不同,具体功能说明请参见下表, 其中记录选择及限制选择字段中的值来自设置的表格记录;记录选择会以表格中属性列的值作为选项,在表格设置中可以将列设置为属性列或数值列,比如表格中记录了不同学员的学校,班级及姓名,通过记录选择字段可以按学校,班级,学员进行逐级选择,之后在逻辑处理中可以将所选记录的字段内容读出;限制选择使用表格的某列中的值作为选项,并且会根据当前用户身份进行过滤,只有当前用户权限范围内的选项才会出现,记录在保存进表格时会带有用户的身份及群组标识,在表格的权限设置中可以设置记录的权限范围

🔡 文字输入: 接受任何字符输入🔢 数字输入: 只接受数字及小数点输入☎️ 电话号码: 获取手机号码,会自动判断是否需要发验证码🏠 收货地址: 获取收获地址🕌 城市地区: 选择省市区📅 日期选择: 选择年月日⏰ 时间选择: 选择时分秒✔️ 选择项目: 在弹出的选项卡中选择对设置的项目进行选择🐻 身份证号: 身份证号码🎇 图片上传: 从图库选择图片或拍照上传⏱ 提交时间: 获取当前时间📘 记录选择: 对绑定的表格记录进行选择📙 限制选择: 选项为指定表格中某列的去重值

功能模块

在逻辑处理流程中,用户提交的信息会从流程中的小圆点儿开始依次被添加的功能模块进行处理,一个模块处理完后继续传递到后一个,您可使用下列功能模块根据自身业务对电子表格,用户资料及订单等进行操作,创建自己的处理逻辑

💬 弹框提示: 在页面上弹出设置内容的提示🎉 提醒页面: 显示自定义图片内容的页面📣 发送通知: 像用户发送服务通知✍️ 添加记录: 在指定的电子表格中添加记录🔍 查找记录: 在指定的电子表格中根据设置的条件查找记录📚 读取记录: 读取选择或查找记录的指定字段内容📙 更新记录: 更新记录的指定字段🔔 发送提醒: 向指定群组的成员发送提醒🔖 请求审核: 向指定群组的成员发送审核请求🔐 身份验证: 验证当前用户是否属于指定的群组🗂 档案读取: 读取当前用户的档案资料🐻 档案更新: 更新当前用户的档案资料✍️ 查找更新: 在指定群组中查找其他成员并更新其档案资料🎭 切换群组: 将当前用户临时切换到指定群组🎟 创建条码: 生成带参数的二维码并通过服务通知发送给用户➿ 读取条码: 读取二维码中的参数💵 创建订单: 根据单价及数量计算订单总额,设置支付方式👾 比较判断: 判断设置的条件是否成立,不成立则终止流程